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江衍超 職場 職場風雲

會議的功能

江衍超

2006/07/03

上班族總是需要參加許多會議。會議佔了不少的工作時間，隨著你職位的升遷，開會的時間可能會越來越多。有人怕開會、有人不想開會；如果能了解會議對你的「功能」而善加利用，將有助於你提升工作績效和得到自我的成長。

會議的功能有三種：第一種是訓練，是主管訓練部屬的好機會。訓練自己是否如主管一般的決策能力、解決問題的機會。第二種是學習他部門「異業知識」。第三則是與他人達成共識的好機會。


訓練功能

開會的時候，主管應針對部屬說明的內容，加入自己本身的看法。部屬應該把握機會與主管討論、互動，吸收主管的經驗分享。紀錄主管所問的問題、所顧慮的重點，這些往往是解決問題時的關鍵。聽聽主管最後的決策是什麼？問問自己，如果你是主管，又會做怎樣的決定？跟他一樣嗎？不一樣嗎？又為什麼？

無論是數日一次的晨會，或是每週、每月一次的週會、月會，重點在與會成員談論所遭遇的事件，並與其他成員分享因應之道，其效果在於增加所有成員的閱歷。同樣的經驗，不需每位成員親身經歷才能獲取，甚至還要犯同樣的錯誤才能獲得教訓。這便是會議的訓練功能，過程比解決問題來得重要！


學習他部門「異業知識」

當你有機會與其他部門開會的時候，試著去了解對方所講的東西。對方的專業是什麼？他們在乎的、堅持的是什麼？為什麼？

抱持這樣的心去學習，你會得到許多「異業知識」。因為在組織越大的公司中，事情會切割的更細，一件事情的完成，會分屬許多不同的部門來負責。於是我們對事情的全貌，無法全盤了解，此時就需要透過跨部門的會議去組合、去了解。

與他人達成共識

會議的最後一個功能是「共識的形成與強化」。「形成與強化」是重點，所以需要定期性的會議。「形成」是思考態度的形成，是企業文化，是面對問題的思維模式。所以，高階主管須扮演「傳道者」的角色，堅持傳遞重要的企業價值觀與問題處裡時的思維模式。「強化」不是政令宣導，而是賞罰分明。要求部屬去回應、思考，他該怎麼做？又為什麼？行為時展現的價值觀是否跟組織一致？如果不是，主管一定要及早指出錯誤，讓部屬有機會去改正。如此部門才會有共識、組織才會有共識。